- Pengertian Arsip
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
- Arsip
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.
Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.
Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
- Tujuan Arsip
Beberapa tujuan arsip yaitu:
- Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
- Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat
- Menghemat waktu dan tenaga
- Menghemat tempat penyimpanan
- Menjaga rahasia arsip
- Menjaga kelestarian arsip
- Menyelamatkan pertannggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan
- Fungsi Arsip
Beberapa fungsi arsip yaitu:
- Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
- Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
- Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
- Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
- Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.
- Jenis-Jenis arsip :
Arsip menurut subjek atau isinya
- Arsip kepegawaian
- Arsip keuangan
- Arsip pemasaran
- Daftar Pendidikan
Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya
- Surat
- Pita rekam
- Mikrofon
- Disket
- Compact disk
- Flash disk
Arsip Menurut Nilai Gunanya
- Arsip bernilan informasi
- Arsip bernilai administrasi
- Arsip bernilai hukum
- Arsip bernilai sejarah
- Arsip bernilai ilmiah
- Arsip bernilai Keuangan
- Arsip bernilai pendidikan
Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
- Arsip tak berguna
- Arsip berguna
- Arsip penting
- Arsipnvital
Arsip Menurut Fungsinya
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
- Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya
- Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
- Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit organisasi.
Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum
- Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
- Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.
Kebutuhan akan digital IT sangat dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, Bead IT Consultant merupakan pilihan tepat sebagai partner anda,kunjungi website kami dengan klik link ini : www.beadgrup.com